Tagungsplanung 2023 – jetzt die besten Locations sichern, um erfolgreiche Tagungen durchzuführen

Im Jahr 2023 werden wieder jede Menge Tagungen und Seminare veranstaltet. Ein großer Teil des Erfolgs einer Tagung hängt auch von der richtigen Location ab. Heute müssen Tagungen und Seminare wie Events geplant werden, um Mitarbeiter zu begeistern und zur Teilnahme sowie zum aktiven Mitmachen zu bewegen.

Stehen in den kommenden Monaten für ein Unternehmen Tagungen oder Seminare an, sind die Verantwortlichen gut beraten, sich jetzt schnell die besten Locations für die Tagungsplanung 2023 zu sichern. Denn es steht außer Frage, dass eine passende Location beträchtliche Teile des Veranstaltungserfolgs positiv beeinflusst, indem sie die Mitarbeiter zur aktiven Teilnahme begeistert.

Kriteriensuche bei der Auswahl einer Location

Welche Aspekte lassen erkennen, wie die Auswahl der Locations näher bis zur endgültigen Entscheidung eingegrenzt werden kann? Und welchen Nutzen hat der Veranstalter davon, seine Seminare zum Beispiel im Tagungszentrum Freiburg, der Eventlocation "Heuboden" abzuhalten? Hier erlauben helle und ruhige Tagungsräume die ungetrübte Konzentration der Mitarbeiter auf den Lernstoff. Erholung nach dem Seminartag verspricht eine Übernachtung im Hotel Landhaus Blum gleich nebenan.

Informelle Teambildung ist ein Highlight

Teilnehmer von Tagungen oder Seminaren wollen heutzutage sowohl tagsüber während der Veranstaltung als auch abends nach dem "Pflichtteil" das Gefühl haben, dass es sich für sie lohnt, an diesem Ort zu sein. Und die Veranstalter sehen es gerne, wenn die Zeit vor und nach den Konferenzen zusätzlich zur informellen Teambildung genutzt wird. Auch in diesem Punkt entscheiden Ausstattung und Umfeld der Räumlichkeiten über das Gelingen.

Der Kunde sucht das Besondere

Beim komplexen Management der Tagungsplanung von Seminaren, Präsentationen, Konferenzen und Schulungen geht es um die Realisierung von Aufgaben, Prozessschritten und Timing. Untersuchungen zeigen, dass eine Location an einem beliebigen Ort der Stadt liegen kann. Aber erst durch die Unterscheidung oder das Alleinstellungsmerkmal erhält sie Exklusivität. Hat sie etwas Einzigartiges, ist sie für jeden Kunden reizvoll.

Zu den Hauptentscheidungsfaktoren für eine Location gehören:

• die Kombination von Design und Dekoration
• positive Presseberichte
• eine aufregende Hintergrundgeschichte
• ein einzelner Faktor mit "Wow-Effekt"

Einen wesentlichen Beitrag zum Gesamtkonzept von Tagungen leisten diese Nebenfaktoren:

• Möglichkeit zu individuellem Arrangement
• jeweils barrierefrei begehbare Veranstaltungsräume mit Tageslicht
• modernste Technik und Hilfsmittel
• nach den neuesten Erkenntnissen der Lernpsychologie ausgestattete Seminarräume
• kostenfreies WLAN
• hochwertige Ausstattung
• Snacks und diversen Spezialitäten in den Pausen der Veranstaltung
• reichhaltiges Frühstück
• abwechslungsreiche Buffetauswahl zu Mittag im Restaurant
• landschaftlich reizvolle Umgebung
• bequeme Anreise
• geschmackvoll eingerichtete Zimmer für die Übernachtung
• behagliche Atmosphäre in der Location

Multiplikator Internet unterstützt bei der Tagungsplanung

Ein anderer wichtiger Punkt betrifft die Multiplikatoren, die einer Location dabei helfen, öffentliche Aufmerksamkeit zu erregen. Denn die meisten Kunden informieren sich über einen möglichen Veranstaltungsort vorab im Internet. Ein Wegweiser zum Erfolg ist letztlich die Beziehung zum Kunden, dem das Gefühl vermittelt wird, im Mittelpunkt zu stehen und ein Mitspracherecht bei der Tagungsplanung zu haben. Erst wenn schon vorab Kundenzufriedenheit aufkommt, wird die Buchung erfolgen. Verläuft dann das Event zur vollsten Zufriedenheit aller Beteiligten, wird der Kunde die Location erneut wählen und weiterempfehlen.